So geht's - alle Funktionen im Detail

Erste Schritte

Willkommen bei Receipts Space

Nach dem Download von Receipts Space kannst du direkt loslegen und ohne Anmeldung mit deinen ersten 50 Belegen einen ersten Eindruck von Receipts Space erhalten. Nach einer Anmeldung steht dir Receipts Space sogar komplett 14 Tage lang kostenlos ohne Limits zum ausführlichen Testen zur Verfügung.

Erstelle deine erste Bibliothek

Wir erstellen dir beim ersten Start eine Bibliothek, in der deine importierten Dateien abgelegt werden - lokal auf deinem Mac.

Du legst beim Erstellen der Datenbank direkt den Namen der Bibliothek, deren Speicherort, das Speicherformat, die führende Währung und relevante Steuersätze sowie - optional - ein Passwort zur Verschlüsselung fest.

Das Speicherformat deiner Receipts Space-Bibliothek ist standardmäßig eine sogenannte Einzeldatei (Package) mit der Dateiendung .receipts-space. Für dich sieht die Bibliothek im Finder wie eine Datei aus, besteht allerdings wiederum aus vielen verborgenen Einzeldateien. Bei Interesse erfährst du mehr Details in der technischen Dokumentation.

Es ist allerdings auch möglich, die Bibliothek als Ordner anzulegen. Dann siehst du diese kleineren Dateien auch im Finder, hast aber den Vorteil, dass beim Teilen über gemeinsam genutzte Ordner wie iCloud, Google Drive, Dropbox etc. immer nur die Dateien gesendet werden, die sich auch geändert haben.

Die Währung wird anhand der in macOS eingestellten Region vorgeschlagen, kann aber nur beim Erstellen der Datenbank noch angepasst werden. Die Steuersätze kannst du später anpassen oder ergänzen.

Des Weiteren kannst du deine Bibliothek verschlüsseln, falls diese an einem nicht 100% vertrauenswürdigen Ort abgelegt werden soll, wie z. B. in geteilten Verzeichnissen oder auf einem USB-Stick.

Du kannst natürlich über das Hauptmenü auch weitere Bibliotheken anlegen. Auf diese Weise kannst du mehrere geschlossene Bereiche verwalten. Die Bibliotheken lassen sich auch direkt im Finder z. B. durch Doppelklick öffnen.

Später wird Receipts Space dann immer die zuletzt verwendete Bibliothek öffnen. Es kann jeweils nur eine Bibliothek gleichzeitig geöffnet sein.

Datensicherheit & Synchronisation

Schütze deine Daten

Receipts Space ermöglicht durch lokale Speicherung deiner Daten ein Maximum an Privatsphäre und Datenschutz. Ausschließlich du bestimmst den Ort der Speicherung.

Das Dateiformat ist offen und lokal. Deine Daten liegen in keiner Cloud oder sind durch ein kryptisches Dateiformat “eingeschlossen”. Du kommst immer an deine Daten, auch unabhängig von der Receipts Space App, indem du dir über den Finder (rechte Maustaste) den Paketinhalt anzeigen lässt.

Interessieren dich die Details? Dann schau in die technische Dokumentation.

Verschlüsselung

Falls du die Bibliothek an einem nicht 100% vertrauenswürdigen Ort ablegen möchtest, wie z. B. in geteilten Verzeichnissen oder auf einem USB-Stick, ist es möglich, diese zu verschlüsseln. Die Synchronisation zwischen verschiedenen Geräten ist trotzdem möglich, wenn alle das Passwort kennen. Dadurch wird eine sichere Ende-zu-Ende-Verschlüsselung erreicht.

Die Verschlüsselung kann nur beim Erstellen einer neuen Bibliothek oder beim Kopie speichern unter eingerichtet oder verändert werden. Soll das Passwort geändert werden, ist es notwendig, eine neue Kopie zu erstellen und mit dieser weiterzuarbeiten.

Kopie speichern unter…

Du kannst die Bibliothek im Finder kopieren oder duplizieren, um sie dann durch Doppelklick an der neuen Stelle öffnen zu können.

Neben dem bequemen Erstellen einer Kopie bietet dir die Funktion “Kopie speichern unter…” im Hauptmenü “Ablage” folgende Vorteile:

1. Übertragung in das aktuelle Dateiformat: Wenn es z.B. Probleme bei der Synchronisation über bestimmte Dienste gibt, kann es sinnvoll sein, auf das aktuelle Dateiformat zu wechseln. Erstelle dazu einfach eine Kopie.
2. Verlauf entfernen: Receipts Space protokolliert jegliche Änderung an Daten und Dateien in der Bibliothek. Eine Kopie ohne diesen Verlauf und die Originaldateien kann daher deutlich kompakter sein.
3. Änderung oder Einrichtung der Verschlüsselung: Das Passwort einer verschlüsselten Bibliothek kannst du aus technischen Gründen nicht nachträglich ändern. Erstelle daher eine Kopie, um einen neuen Schlüssel zu verwenden. Aber auch eine bisher unverschlüsselte Bibliothek kann so verschlüsselt werden.
4. Des Weiteren kannst du eine beschädigte Bibliothek reparieren.

Beachte jedoch, dass Änderungen an der Kopie natürlich nicht in die Ursprungsbibliothek übertragen werden. Nur wenn von mehreren Geräten auf dieselbe Bibliothek zugegriffen wird, findet eine Synchronisation statt.

Reparatur

Sollte es Probleme mit der Bibliothek geben oder sollten Teile davon verschwunden oder beschädigt sein, kannst du die Bibliothek reparieren. Öffne dazu die Bibliothek, auch wenn dabei Fehlermeldungen auftreten. Anschließend erstellst du eine Kopie. Dabei ist es wichtig, dass du die Option “Verlauf entfernen” deaktivierst und den “Reparaturmodus” aktivierst. Nun werden sämtliche Prüfungen ausgeschaltet und eine funktionsfähige neue Bibliothek geschrieben.

Dabei werden folgende Fehler übersprungen:

• Test der Checksumme und Größe einer Transaktion
• Test der Checksumme der vorherigen Transaktion
• Fehlerhafte Datenzeile in einer Transaktion
• Lücken in der Folge von Transaktionen

Synchronisation auf mehreren Geräten

Deine Bibliotheksdatei muss auf einem geteilten Verzeichnis liegen, sodass von verschiedenen Rechnern drauf zugegriffen werden kann. Nachdem du die App von unserer Homepage auf deine weiteren Rechner geladen hast, wende jeweils dieselbe Lizenz an.

Idealerweise sollten auf allen Rechnern jeweils die aktuellste Version von Receipts Space installiert sein.

Die Synchronisation zwischen verschiedenen Rechnern erfolgt über die Bibliotheksdatei. Du legst also die Datei in ein geteiltes Verzeichnis, auf das deine jeweiligen Rechner Zugriff habe. Dazu können zum Beispiel iCloud, Dropbox, Google Drive oder deine lokales NAS genutzt werden, aber auch Services wie Syncthing oder Resilio Sync.

iCloud-Optimierungen

Um ein optimales Ergebnis bei der Synchronisation der Daten über iCloud zu erzielen, empfehlen wir zwei Maßnahmen:

1. Markiere die Bibliothek im Finder als “Geladenes Objekt behalten”. Damit ist immer der aktuelle Stand der Bibliothek auf dem lokalen Rechner vorhanden und Wartezeiten verkürzen sich. Erkennbar ist diese Markierung am ausgefüllten Kreis mit einem Pfeil nach unten hinter dem Dateinamen. Die Markierung lässt sich einfach setzen, indem du im Finder das Kontextmenü der Datei öffnest und “Dauerhaft laden” auswählst.
2. Lege die Bibliothek als “Ordner” an. Dadurch “sieht” iCloud nur einzelne Dateien und lädt nicht von Zeit zu Zeit die gesamte Bibliothek erneut herunter. Änderungen erscheinen schneller auf anderen Rechnern.

Wenn die Bibliothek als Ordner angelegt wurde und nicht alle Dokumente dauerhaft heruntergeladen werden sollen, empfiehlt es sich trotzdem, den transactions-Ordner permanent zu synchronisieren. Im assets-Ordner liegen die einzelnen Dokumente, die dann bei Bedarf heruntergeladen werden. Auf diese Weise lässt sich Speicherplatz auf dem Gerät sparen.

Speicherformat: Einzeldatei vs. Ordner

Receipts Space unterstützt zwei Speicherformate für Bibliotheken:

• Einzeldatei/Package (Standard): Das Datenpaket mit der Dateiendung .receipts-space sieht im Finder wie eine Datei aus, besteht aber aus vielen Verzeichnissen und kleineren Dateien. Schau sie dir gerne an, indem du im Finder auf “Paketinhalt anzeigen” klickst.
• Ordner : Speichert die gleiche Struktur wie ein einfacher Datei-Ordner. Einige Synchronisierungsdienste können besser mit Ordnern als mit Paketen umgehen. Mit dem Ordnerformat übertragen sie nur die geänderten Dateien, anstatt das gesamte Paket erneut herunterzuladen oder hochzuladen.

Du kannst die Struktur beim Erstellen der Bibliothek oder beim “Kopie speichern unter” wählen. Du findest diese Option im Speichern-Dialog.

App-Einstellungen

Receipts Space zieht sich viele Einstellungen direkt aus deinem OS-Betriebssystem. Des Weiteren kannst du persönliche Einstellungen vornehmen, die deine App auf diesem einen Rechner betreffen, sowie Bibliothekseinstellungen, die mit der Bibliothek gespeichert und daher geräteübergreifend gemeinsam genutzt werde, konfigurieren.

Allgemeine Einstellungen

Öffne für persönliche Anpassungen der App auf dem genutzten Rechner die Einstellungen im Hauptmenü. Diese Einstellungen gelten für alle Bibliotheken, die du auf dem Rechner verwaltest - allerdings auch nur für diesen einen Rechner.

Erinnerungen

Receipts Space erinnert dich zu Beginn jeder Woche an die Verarbeitung neuer Belege. Diese Benachrichtigungen werden vom Betriebssystem eingeblendet. In den Einstellungen sowie per Klick auf diese Benachrichtigung kannst du das Timing der Erinnerungen anpassen bzw. ganz deaktivieren.

Aufräumarbeiten

Während der Laufzeit werden einige Daten im Klartext lokal abgelegt. Sollen auch hier keine Spuren hinterlassen werden, so ist es möglich, in den Einstellungen durch Aktivieren von “Aufräumen” alle temporären Daten beim Beenden der App zu löschen. Allerdings kann es dadurch beim Neustart der App zu kleineren Verzögerungen beim Öffnen der Bibliothek kommen.

Aktualisierungen

Liegt eine neue stabile Version, erscheint ein Fenster mit Infos zu den letzten Änderungen sowie die Option, die neue Version zu laden. Nach deiner Bestätigung wird die neue Version heruntergeladen, installiert und die App dann neu gestartet. Wir empfehlen, immer die aktuellste Version zu nutzen. Du kannst dies aber über die Aktualisierung in den Einstellungen zu einem späteren Zeitpunkt nachholen. Ansonsten wird dir die Aktualisierung nach einem gewissen Zeitraum erneut angezeigt.

Wähle hier zudem aus, ob diese Updates automatisch durchgeführt werden sollen und auch auf verfügbare Beta-Versionen hingewiesen werden soll. Die Teilnahme an der Beta-Version ermöglicht dir, Verbesserungen der App früher zu nutzen. Allerdings kann die Beta-Software trotz ausführlichem Testen unsererseits eher Fehler enthalten. Daher solltest du immer eine Sicherungskopie erstellen, bevor du Beta-Versionen verwendest. Grundsätzlich ist es immer sinnvoll, regelmäßig Backups zu erstellen.

Texterkennung

Apple Vision OCR von macOS liefert hervorragende Ergebnisse bei der Texterkennung.

Abonnement-Verwaltung

Verwalte auch über die Einstellungen dein Abonnement. Du siehst den aktuellen Stand deines Abonnements und kannst mit wenigen Mausklicks deine Zahlungen ansehen, Zahlungsmethoden anpassen, aber auch dein Abo kündigen.

Bibliothekseinstellungen

Die Bibliothekseinstellungen beziehen sich auf deine aktuelle Bibliothek und werden mit ihr abgespeichert. Diese Settings bleiben auch erhalten, wenn du die Bibliothek mit anderen Geräten öffnest. Legst du mehrere Bibliotheken an, kannst du verschiedene Einstellungen pro Bibliothek haben.

Allgemeine Bibliothekseinstellungen

Im ersten Reiter “Allgemein” findest du folgende Features:

Anzeigename für Änderungen

Bei jeder Änderung, die du an Daten vornimmst, wird eine anonyme Kennung mit dieser Änderung verbunden. Du kannst hier einen sprechenden Namen eintragen, zum Beispiel deinen eigenen Namen oder die Bezeichnung des aktuellen Gerätes. Im Verlauf wird diese Bezeichnung dann neben deinen Änderungen zu sehen sein.

Revisionskonformität / GoBD

Die “Revisionskonformität” unterstützt dich bei der ordnungsgemäßen Ablage von Belegen und Dokumenten, wie sie in Deutschland in den GoBD beschrieben sind.

Zu jedem Eintrag findest du unten rechts neben den Beleginformationen eine Verlaufs-Zeitleiste, in der alle Änderungen - inklusive Datum und Autor - aufgelistet werden.

Ist “Revisionskonformität” aktiviert, werden Einträge mit der Bestätigung “abgeschlossen” und somit besonders geschützt. Bis auf “Schlagwörter”, “Notizen” und “Markierungen” sind alle Beleginformationsfelder schreibgeschützt, um unerwünschte Änderungen zu vermeiden. Der Eintrag kann zwar wieder schreibbar gemacht werden, allerdings wird das protokolliert.

Duplikatserkennung

In der Grundeinstellung (“an”) werden Belege, die als Duplikat erkannt werden, nicht erneut importiert, sondern lediglich in der Ansicht “Aktuelle Importe” mit einem Quadrat gekennzeichnet. Möchtest du Duplikate erneut importieren, kannst du hier diese Grundeinstellung deaktivieren.

Unabhängig davon kannst du mit der Funktion “Duplizieren” einen Eintrag verdoppeln.

Automatische Währungsumrechnung

Ebenfalls wird per Grundeinstellung eine Fremdwährung tagesaktuell in die Standardwährung umgerechnet. Wenn du die Umrechnung beispielsweise aus deinen Kontoauszügen entnimmst, kannst du diese Einstellung ausschalten.

Dokumenten-Einstellungen

Für deine “Dokumente” sind diese Rahmenbedingungen hinterlegt:

Währung

Die Standard-Währung hast du bereits beim Erstellen der Bibliothek gesetzt, diese kann in dieser Datenbank nicht mehr geändert werden. Sie hat Einfluss auf die Erkennung der Beträge und wird auch als Ausgangspunkt der automatischen Umrechnung von anderen Währungen genutzt.

Steuersätze

Falls du die Standardwerte der Steuersätze ergänzen möchtest, z.B. weil du oft Rechnungen aus dem Ausland mit anderen Umsatz- bzw. Mehrwertsteuersätzen einpflegst, kannst du dies hier anpassen.

Im Benutzerinterface bei der Beleginformation werden diese Steuersätze ebenfalls zur Eingabe angezeigt, siehe Eingabe. Ebenso kannst du sie beim Export und den Berichten als Spalten auswählen.

Standard Dokumenttyp

Alle Importe werden per Default als “Ausgaben” erfasst. Du kannst allerdings pro Bibliothek festlegen, ob deine eingepflegten Belege standardmäßig als “Einnahmen” oder “Dokumente” angelegt werden sollen. Importe aus MoneyMoney und GrandTotal werden unabhängig von der gewählten Dokumenttyp-Einstellung “korrekt” importiert.

Zur Inhaltserkennung kannst du folgendes definieren:

Kontakt und Kategorie automatisch zuordnen

Die sogenannte Klassifizierung, die automatische Zuordnung von “erkannten” Belegen zu Kontakten sowie Kategorien ist per Default eingeschaltet und kann in den Einstellungen deaktiviert werden.

Rechnungsnummer als Titel übernehmen

Als Grundeinstellung wird der Name der Originaldatei als Titel gesetzt. Aktivierst du die neue Funktion “Rechnungsnummer als Titel übernehmen”, wird nicht mehr der Name der Datei, sondern die Rechnungsnummer als Titel gesetzt.

Währung erkennen

Wenn du ausschließlich Belege in deiner Standardwährung hast, kannst du die automatische Währungserkennung ausschalten.

Inhaltserkennung

Die Anzahl der bei der Texterkennung zu berücksichtigenden Seiten ist in der Grundeinstellung auf 3 Seiten festgelegt. Hier kannst du Änderungen vornehmen sowie das bevorzugte Datumsformat - DMY oder MDY anpassen. Die Grundeinstellung dafür wird aus den MacOS-Settings gezogen.

Belegnummernvorlage und -zähler

Die Belegnummer wird automatisch vorgeschlagen und nach der Bestätigung hoch gezählt. Hier kannst du das Format dieser Nummer selbst bestimmen, indem du die blau hinterlegten Platzhalter per Drag-and-drop in das Eingabefeld ziehst und über das Dropdown-Menü anpasst. Ebenfalls kann der aktuelle Zähler eingesehen und angepasst werden.

Anzeige

Der Tab “Anzeige” beinhaltet Einstellungen zum signifikanten Datum, der Einteilung des Journals, zum Beginn des Geschäftsjahres sowie zu den rechts anzuzeigenden Beleginformationsfeldern.

Relevantes Datum

Als Standard wird in Hinblick auf die Sollversteuerung das Belegdatum in Listen und Filtern angezeigt und verwendet.

In der Praxis wenden allerdings einige, vor allem kleinere Unternehmen die sogenannte Istversteuerung an, bei der das Datum des Zahlungseingang relevant ist. Dies kannst du in den Einstellungen oder über das Kontextmenü im Journal entsprechend ändern.

Journal

Im Journal werden deine Belege nach zeitlichen Kriterien angezeigt. Dabei wird das Beleg- oder Bezahldatum je nach Einstellung als relevantes Datum zugrunde gelegt.

Die oberste Ebene bilden Kalenderjahre, darunter erscheint eine der folgenden Gliederungen, die du in den Bibliothekseinstellungen oder im Hauptmenü unter Darstellung > Journal anpassen kannst:

• Monate
• Quartale
• Tertiale
• Semester
• Kalenderwochen

Sowohl über das Kontextmenü im Journal als auch im Hauptmenü kannst du das Layout des Journal anpassen.

Geschäftsjahr

Passe hier ein vom Kalenderjahr abweichendes Geschäftsjahr an.

Eigenschaften anzeigen

Passe hier das Layout der Beleginformation (siehe Eingabe) rechts sowie die Auswahl der Seitenleiste links über Darstellung an. Deine Auswahl wird dann auf beide Darstellungen angewandt.

Ordner

Beobachtete Ordner

Keine Regel ohne Ausnahme: Diese Bibliothekseinstellungen gelten ausschließlich für diesen Rechner. Andere Rechner, die auf dieselbe Bibliothek zugreifen, können andere Ordner beobachten.

Um den regelmäßigen Import von Dokumenten zu vereinfachen, kannst du Dateiordner beobachten lassen: Klicke auf unten links auf +, um den Ordner hinzuzufügen. Analog dazu auf -, um den Ordner wieder zu entfernen. Auch kannst du den gesamten Ordner auf die App ziehen: Es wird dann vorgeschlagen, die Ordnerüberwachung zu aktivieren.

Legst du eine neue Datei in diesem Ordner oder einem der Unterordner ab, wird diese importiert, sofern es sich nicht um ein Duplikat handelt. Wenn Receipts Space läuft, findet der Import nach ca. 10 Sekunden statt, ansonsten beim nächsten Start der App.

Die Möglichkeiten sind vielfältig und erlauben dir angenehme Workflows, z. B. wenn Ordner in der iCloud oder Dropbox beobachtet werden. Ein weiteres gutes Beispiel ist die direkte Verarbeitung von Belegen über das Smartphone. Auch kannst du Schlagwörter/Tags der Ordner direkt übernehmen.

Dateien aus beobachteten Ordnern können auch direkt nach dem Import automatisch gelöscht werden. Diese Option wird nur angezeigt, wenn der beobachtete Ordner leer ist. Diese Beschränkung ist notwendig, damit nicht unbeabsichtigt ein ganzer bestehender Ordner beim Import gelöscht wird. Die erfolgreich importierten Dateien werden in den macOS-Papierkorb bewegt. Sollte kein Papierkorb vorhanden sein, wie z. B. auf einem Netzlaufwerk, werden die Dateien in den verborgenen Ordner .ReceiptsTrash im selben Verzeichnis bewegt.

Banking - Direktes Bezahlen

Möchtest du die erkannten Bankverbindungen deiner Eingangsrechnungen für den Export im SEPA Format ans Online-Banking nutzen, kannst du hier deine eigene Bankverbindung erfassen.

Weitere Informationen findest du unter: Online Banking.

Deine individuellen Überweisungstexte kannst du unter Vorlagen einrichten.

Vorlagen

Für die individuelle Zusammenstellung der Dateinamen und der Ausdrucke beim Export sowie der Überweisungstexte für das direkte Bezahlen kannst du Vorlagen definieren.

Auf der rechten Seite befinden sich Platzhalter, die du mit der linken Maustaste in die entsprechenden Felder ziehen kannst. Manche Platzhalter, wie z. B. das Datum, erlauben dir über ein enthaltenes Dropdown-Menü zusätzliche Anpassungen, wie z. B. das Datumsformat.

Vor, hinter sowie zwischen den Platzhaltern kann beliebiger Text eingegeben werden. Bei der Vorlage für Dateinamen bewirkt die Verwendung des /-Zeichens, dass entsprechende Unterordner erstellt werden.

Logbuch

Wichtige Ereignisse im Zusammenhang mit dem Laden und Speichern deiner Daten werden hier protokolliert. Bei wichtigen Ereignissen erscheint auch in der Sidebar auf der linken Seite eine Warnung. In der Regel gibt es auch direkt im Logbuch eine Hilfestellung zu dem Problem.

Belege importieren

Grundlegende Import-Methoden

Drag and Drop

Aus den meisten anderen Programmen kannst du Dateien oder Daten einfach durch Ziehen auf das Dock-Icon oder das Fenster von Receipts importieren. Folgende Formate werden dabei unterstützt:

• PDF
• e-Rechnungen (XML, XRechnung, ZUGFeRD, EN 16931)
• Bilder (JPG, PNG, HEIC, …)
• E-Mails
• Webseiten

Beim Import wird der Dateiname als Titel übernommen.

Du kannst auch ganze Ordner auf die App ziehen. Diese werden rekursiv mit allen Unterverzeichnissen importiert. Beim ersten Mal wird zusätzlich gefragt, ob sie beobachtet werden sollen.

Datei-Dialog

Über das Hauptmenü Einfügen - Importieren oder über das Symbol in der Toolbar kannst du einen Datei-Dialog öffnen, über den du zu importierende Dateien auswählen kannst.

Ordner beobachten

Du kannst Dateiordner überwachen lassen, sodass bei jeder Änderung ein automatischer Import erfolgt. Mehr dazu findest du unter Einstellungen “Ordner beobachten”.

Mobile & Scanner

Smartphone oder Tablet

Du kannst dein Smartphone - iPhone oder Android - oder iPad nutzen, um deine Belege mobil zu erfassen. Dazu kannst du Dokumenten Scanner Apps verwenden. Für die Synchronisation bieten sich Services an wie Dropbox oder iCloud Drive.

Lässt du diesen Ordner auf dem Rechner, auf dem sich auch Receipts Space befindet, beobachten, erfolgt der Import in Receipts Space vollkommen automatisch. Sehr praktisch für unterwegs.

https://video.holtwick.de/w/cCbVvRGKhAbBCv5RVU1NoT

Continuity Camera

Des Weiteren kannst du die Kamera deines iPhones oder iPads für die Belegerfassung über das lokale Netzwerk nutzen. Um den Dokumentenscanner von iOS bzw. iPadOS zu “aktivieren”, müssen beide Geräte - dein Mac sowie iPhone oder iPad - im selben WLAN sein sowie Bluetooth eingeschaltet haben.

Weitere Details zur Continuity Camera oder Integrationskamera findest du bei Apple.

Scanner

Receipts Space bietet dir einen komfortablen Scanner-Dialog. In der linken Spalte sind alle verfügbaren Geräte aufgelistet. Nach der Auswahl eines Scanners erscheint die von macOS bekannte Oberfläche.

Du kannst zwischen einem einfachen und einem detaillierten Modus wählen. Ersterer ist nützlich, wenn du nicht jedes Mal eine Vorschau scannen möchtest. Der zweite Modus ermöglicht erweiterte Einstellungen.

Für jede gescannte Seite wird ein eigenes Dokument erstellt und die Texterkennung erfolgt automatisch.

ScanSnap

Bei größerem Aufkommen von Dokumenten ist ein Dokumentenscanner, z. B. ein ScanSnap des Herstellers FUJITSU zu empfehlen.

Das Gerät wird über eine eigene Software des Herstellers gesteuert und erscheint daher nicht im eingebauten Scan Dialog von Receipts Space. Die erzeugten Dateien kannst du natürlich mit den bereits beschriebenen Importfunktionen in Receipts Space importieren. Beobachtete Ordner können den Vorgang vereinfachen.

E-Mail Integration

E-Mail Import

Du kannst E-Mails kinderleicht durch Drag-and-drop aus dem Mailprogramm auf das Receipts Space Fenster oder Dock Icon importieren. Dabei werden diese sowohl im Original als auch in Form einer PDF-Datei abgelegt und analysiert - besonders praktisch bei Rechnungen im Mailformat von Apple.

Enthält die E-Mail einen PDF-Anhang, wird dieser importiert. In seltenen Fällen stellt der Inhalt der Mail den Beleg dar, es gibt aber trotzdem einen Anhang wie z. B. die AGB. Hier kannst du durch Halten der ⇧ oder ⌘ Taste beim Drag-and-Drop Import den üblichen PDF Import unterbinden.

Apple Mail Automatisierung

Bei häufig wiederkehrenden E-Mails kannst du diesen Vorgang automatisieren. Erstelle dazu über “Einstellungen” neue “Regeln” in Apple Mail, z. B. eine die nach “Ihre Rechnung von Apple” im Betreff schaut. Als “Aktion” wähle dann “AppleScript ausführen” und “Send to Receipts Space”.

Sobald nun eine E-Mail eintrifft, die auf diese Regel passt wird, Receipts Space zum Import aufgerufen. Enthält die E-Mail kein PDF als Anhang, wird der Inhalt der E-Mail in ein PDF umgewandelt und in Receipts gespeichert, was z. B. bei iTunes und Google Play Rechnungen nützlich ist.

https://video.holtwick.de/w/sWNxrJTMpVSjejcYkmepDw

Weitere Import-Optionen

Drucken Dialog

Über den Druckdialog kannst du deinen Beleg über den “PDF” Knopf unten links direkt in Receipts Space importieren.

Share Dialog

In anderen Programmen kannst du die “Share” bzw. “Teilen” Funktion nutzen, um Dokumente in Receipts Space zu importieren.

Trägst du vor dem Posten einen Text in das Dialogfeld ein, erscheint dieser im Feld “Notizen”.

GrandTotal Import

Es gibt mehrere Wege, um Rechnungen die mit GrandTotal erstellt wurden in Receipts Space zu importieren:

1. Einträge in GrandTotal markieren und dann per Drag and Drop zu Receipts Space ziehen.
2. Im Hauptmenü von GrandTotal Dateien > Senden an > Receipts auswählen. Im folgenden Dialog den Zeitraum wählen und bestätigen.
3. Im Hauptmenü von Receipts Dateien > Importieren von GrandTotal wählen. Alle Rechnungen werden importiert, bereits vorhandene Rechnungen werden aktualisiert, wenn nötig.

Ausgangsrechnungen aus GrandTotal werden automatisch als Einnahme erfasst.

MoneyMoney Platzhalter

Buchungen aus MoneyMoney kannst du durch Drag and Drop direkt in Receipts Space importieren und damit sogenannte Platzhalter erzeugen. Diese Einträge enthalten alle verwendbaren Informationen aus der Buchung außer dem Beleg selbst. Dieser kann hinzugefügt werden, indem ein Dokument auf den Platzhalter Bereich gezogen wird.

Besonderheiten beim Import

E-Rechnungen

Alle deine Belege werden als durchsuchbare PDF Dateien in deiner Datenbank abgelegt. Die Originaldatei (z.B. bei E-Mails) wird zusätzlich mitgespeichert.

Erhältst du eine ZUGFeRD-Datei wird diese in deiner Bibliothek abgespeichert. Die Beleginformationen der E-Rechnungen werden dann sicher ausgelesen, ohne dass die Texterkennung angewendet werden muss.

Aus einer ausschließlich maschinenlesbaren XML-Rechnung werden auch die relevanten Informationen erfasst und eine PDF-Rechnung im ZUGFeRD-Format, die du dann auch lesen kannst, generiert und dann auch komplett mit der eingebetteten XML-Datei abgelegt.

Dateiattribute

Beim Import werden neben dem Dateinamen als Titel auch die Schlagwörter / Tags und Kommentare (als Notiz) der Dateien und der übergeordneten Ordner übernommen. Auf diese Weise lassen sich bequem automatisiert einige Attribute schon auf Dateiebene mittels Finder festlegen. Das ist besonders nützlich im Zusammenspiel mit den beobachteten Ordnern.

Duplikate

Natürlich kann es passieren, dass du aus Versehen bereits importierte Belege erneut einpflegen möchtest. Um Duplikate zu vermeiden, prüft Receipts Space, ob Dateien identisch sind. Eine Prüfung auf Duplikate kann nur auf Basis der Gleichheit der Daten erfolgen, nicht auf Basis der Gleichheit der Inhalte. Das heißt: Wenn du mehrmals dasselbe Dokument fotografierst oder scannst, dann ist zwar der Inhalt gleich, aber die Dateien nicht. Zum Beispiel ist das Erstellungsdatum mit Uhrzeit unterschiedlich. Dies kann nicht als Duplikat erkannt werden.

Beim manuellen Import erkannte Duplikate werden nicht erneut importiert. Allerdings werden bereits vorhandene Belege in die Ansicht “Aktuelle Importe” übernommen und dort mit einem “eckigen” Symbol gekennzeichnet, um dich über das Duplikat zu informieren.

Wenn der bereits vorhandene Beleg im Papierkorb liegt, wird der Eintrag durch einen weiteren manuellen Importvorgang wiederhergestellt und bei den “aktuellen Importen” gelistet. Allerdings wird das “Hinzugefügt”-Datum (Zeitpunkt des Imports) nicht aktualisiert, auch wird der Beleg nicht als Duplikat gekennzeichnet.

Belege, die bereits importiert wurden, werden aus einem “beobachteten Ordner” ebenfalls nicht importiert. Sie werden auch nicht in der Ansicht “Aktuelle Importe” aufgelistet, sondern verbleiben im “beobachteten Ordner” (auch wenn dieser nach dem Import gelöscht werden soll).

PDF Seiten bearbeiten

Über das Kontext-Menü in der Dokumenten-Ansicht kannst du das PDF nachträglich bearbeiten:

• Seite nach links oder rechts drehen.
• Seite entfernen.
• Weiteres PDF Dokument anfügen.
• Aktuelles PDF entfernen, ein Platzhalter wird sichtbar.

Die verschiedenen Darstellungsmöglichkeiten des PDFs sind nun prominent am Fuß des PDFs eingeblendet, sobald du dich in diesem Bereich befindest. Auch die Funktionen zur PDF-Manipulation sind somit leichter zu erreichen.

Zusammenführen von Belegen

Ein häufig angefragtes Feature war, dass mehrere Belege zu einem zusammengeführt werden können. Diese Funktion ist nun vorhanden - die PDFs werden aneinander angehängt und die Schlagwörter vereinigt. Die alten Einträge landen dann im Papierkorb. Dieses Feature ist nicht im revisionssicheren Modus verfügbar.

Belege erfassen

Die automatische Texterkennung mit Analyse des Inhalts sowie das selbstlernende Einordnen von Belegen erleichtern dir die Erfassung der Beleginformationen ungemein.

Automatische Erkennung

Texterkennung (OCR)

Optical Character Recognition (OCR) wandelt gedruckten oder handgeschriebenen Text aus Bildern oder Dokumenten in maschinenlesbaren Text um. Der Prozess beginnt mit der Erfassung eines Bildes, gefolgt von der Analyse, um Textbereiche zu identifizieren. Nach der Erkennung werden die Zeichen in digitalen Text umgewandelt und gespeichert.

Analyse des Inhalts

Dabei erkennt Receipts Space automatisch Inhalte, die eine bestimmte Form haben, und trägt die plausibelsten Werte in die entsprechenden Felder ein. Diese sind farblich markiert:

• Belegdatum (Datum)
• Gesamtbetrag (Brutto) und Steuern (Geldbeträge)
• Bankverbindungen (IBAN)

Sollten nicht die korrekten Werte eingetragen worden sein, so kannst du diese schnell korrigieren, indem du auf die im Dokument durch verschiedene Farben hervorgehobenen Fundstellen klickst. Durch Halten der ⌥-Taste ist es möglich, auf diese Weise auch die Steuerbeträge zu setzen.

Kontakt und Kategorie automatisch zuordnen

Zwischen den Dokumenten werden gemeinsame Merkmale gesucht, sodass bereits erfasste Kontakte automatisch neuen Dokumenten zugeordnet werden. Sollte zu dem Kontakt auch nur eine Kategorie gesetzt worden sein, so wird auch diese zugeordnet.

Beleginformationen

Dokumenttyp

Als Grundeinstellung gehen wir davon aus, dass du primär deine Eingangsrechnungen erfasst, sodass jedem Beleg erst einmal der Dokumenttyp “Ausgabe” zugeordnet wird. Diese Grundeinstellung kannst du in den Bibliothekseinstellungen anpassen, wenn du überwiegend Ausgangsrechnungen oder Dokumente hast.

Neben Einnahmen und Ausgaben kannst du nämlich auch Dokumente als Dokumenttyp erfassen und hast so Verträge, SEPA-Mandate, Policen, etc. immer “griffbereit” in deiner Datenbank. Bis auf zahlungsrelevante Informationen wie Betrag und Mehrwertsteuer kannst du alle aus Receipts bekannten Felder wie Kontakt, Kategorie, Schlagwörter und Notizen mit Leben füllen und entsprechend auswerten.

Des Weiteren kannst für einen bestimmten Kontakt einen abweichenden Dokumenttyp als Standard hinterlegen. Und natürlich kannst du auch jeden einzelnen Beleg individuell anpassen. Möchtest du bei mehreren Belegen auf einmal den Dokumententyp ändern, markiere diese und öffne mit der rechten Maustaste das Kontextmenü zur entsprechenden Auswahl.

Bei weiteren Berechnungen z. B. im Dashboard oder Export wird für Ausgaben mit einem negativen Vorzeichen gerechnet.

Datum

Als Datum wird das Belegdatum des Dokuments erfasst. Das Bezahldatum findest du weiter unten an vorletzter Stelle.

Betrag und Umrechnung

Receipts Space erkennt den Gesamtbetrag (Brutto) sowie die Währung.

Sollten Korrekturen nötig sein, kannst du den Brutto-Betrag auch durch Klick auf die “korrekten” Felder setzen. Oder du überschreibst das Betragsfeld manuell.

Weicht die Währung eines Beleges von der eingestellten Standard-Währung ab, so wird der Betrag automatisch zum tagesaktuellen Kurs des Belegdatums von der Fremdwährung in die Standardwährung umgerechnet.

Es werden über 200 Währungen unterstützt, davon auch Kryptowährungen wie Bitcoin oder auch “alte” Währungen wie DM. Euro-, Dollar-, Pfund- und Yen-Zeichen werden bei OCR-Dokumenten erkannt. Intelligente Währungserkennung bevorzugt die Standardwährung sowie bereits bestätigte Währungen, falls diese unter den gefundenen Währungen im Dokument sind.

Bereits verwendete und bestätigte Währungen werden oben in der Dropdown-Liste fixiert. Der umgerechnete Betrag kann wie der Brutto-Betrag des Beleges manuell korrigiert werden.

Steuern

In den Einstellungen kannst du Steuern (Geldbeträge) anpassen. In der Regel handelt es sich dabei um die Umsatzsteuersätze deines Landes. Diese werden auch bei den Eingabefeldern dargestellt.

Jeder Steuersatz hat ein eigenes Feld und am Ende wird automatisch die Summe gebildet.

Durch Klick auf den grau hinterlegten Steuersatz im Eingabefeld, z. B. 19%, wird automatisch der berechnete Wert eingesetzt.

Ebenso kann auch durch ⌥ + Klick auf einen Betrag im PDF der Wert gesetzt werden, wobei die Zuordnung zum richtigen Steuersatz automatisch durchgeführt wird.

Kontakt

Hier kannst du zum Beispiel den Namen des Lieferanten, Rechnungsstellers oder -empfängers angeben. Die App “lernt” und “erkennt” in der Regel Kontakte nach erstmaliger Zuordnung wieder (automatische Klassifizierung).

Kontaktebene

Um mit spezifischeren Daten bei der automatischen Zuordnung zu helfen, kannst du jedem Kontakt erweiterte Informationen hinzufügen. Mit Hilfe der IBAN und der internationalen Umsatzsteuer-ID können neue Dokumente sicherer einem Kunden zugeordnet werden.

Außerdem kann jedem Kontakt ein Dokumenttyp zugeordnet werden, der dann direkt bei automatisch zugeordneten Dokumenten angewendet wird. Das erleichtert erheblich die Unterscheidung zwischen Lieferanten und Kunden. Aus dem Beleg kannst du schnell über das Kontext-Menü die IBAN und die VAT-ID für den Kontakt setzen.

Diese Informationen kannst du in der linken Seitenleiste ergänzen, indem du auf einen Kontakt und dann auf das kleine Rädchen rechts klickst.

Kategorie

Hier erfasst du die Kategorie des Belegs. Für dich zusammengehörige Belege kannst du für deine bessere Übersichtlichkeit jeweils zu einer Kategorie zusammenfassen. Kategorien können z.B. Handy, Spesen, Internet, Hardware, Bewirtung, Auto, Tanken, etc. sein. Ein weiteres Anwendungsbeispiel wären z.B. Buchungskosten im Zusammenhang mit der Weitergabe an die Buchhaltung. Einem Beleg kann aber nur eine Kategorie zugeordnet werden.

Auch hier erfolgt die automatische Klassifizierung: Wird einem Kontakt mehrmals dieselbe Kategorie zugeordnet, füllt die App die Felder in der Beleginformation entsprechend aus. Bei unterschiedlichen Kategorien bleibt das Feld leer.

Schlagwörter

Mit Schlagwörtern oder auf neudeutsch “Tags” kannst du einem Beleg - im Gegensatz zur Kategorie - mehrere Merkmale zuweisen.

Schlagwörter bzw. Tags der Dateien sowie übergeordneter Ordner werden beim Import übernommen. Auf diese Weise kannst du bequem einige Attribute automatisiert schon auf Dateiebene mittels Finder festlegen. Das ist besonders nützlich im Zusammenspiel mit den beobachteten Ordnern.

Notiz

Hinterlege hier weitere Bemerkungen zu deinem Beleg. Diese werden nicht wie Kategorien oder Tags “gebündelt” und zur Auswahl oder Vervollständigung dargestellt und bieten dir somit mehr Flexibilität.

Kommentare der Dateien werden beim Import als Notiz übernommen. Auch kannst du Markierungen aus dem PDF per rechte Maustaste als Notiz übernehmen.

Bezahlt

Hier kannst du bei Einnahmen und Ausgaben das Bezahldatum erfassen. Bei Dokumenten steht dies nicht zur Verfügung. Natürlich auch für mehrere Belege auf einmal.

Beim Import aus MoneyMoney wird das Bezahldatum automatisch übernommen.

Direktes Bezahlen

Receipts Space erkennt automatisch in den Belegen vorhandene Bankverbindungen. Diese in Receipts Space gepflegten Daten zu Betrag, IBAN und Kontakt können genutzt werden, um Banküberweisungen zu erstellen. Unter Vorlagen kannst du deinen individuellen Verwendungszweck fürs Onlinebanking definieren.

Des Weiteren kannst du für bestehende Kontakte eine IBAN hinterlegen, indem du in der linken Seitenleiste einen Kontakt auswählst und auf das kleine Rädchen rechts klickst.

Folgende Apps helfen dir beim zügigen Bezahlen deiner Rechnungen. Klicke dazu im rechten Beleginformationsfeld ganz unten “Direkt bezahlen” und wähle eine der Apps aus.

Zudem kannst du Markierungen per rechte Maustaste im PDF als Verwendungszweck kennzeichnen und dann per Klick auf “Direkte Zahlung mit Markierung als Betreff” den Bezahlvorgang über MoneyMoney oder SEPA anstoßen.

MoneyMoney

Mit MoneyMoney kannst du nicht nur deine Rechnungen flott bezahlen, sondern behältst alle deine Bankkonten im Blick.

Auch umgekehrt profitierst du von MoneyMoney: Bereits getätigte Buchungen kannst du per D&D einfach als Platzhalter in Receipts Space ziehen und deine Belegerfassung vereinfachen.

SEPA

Das per ISO 20022 standardisierte XML Format für SWIFT/SEPA Überweisungen wird ebenfalls von Receipts Space unterstützt und ermöglicht so die Verwendung in zahlreichen Programmen oder in manchen Fällen auch direkt bei der Bank.

Zur Verwendung dieses Formates ist es erforderlich, dass du deine Absenderdaten hinterlegst. Gib dafür deinen Namen und deine IBAN in den Einstellungen ein.

GiroCode / SEPA QR Code

Die meisten europäischen Banking Apps unterstützen auf mobilen Geräten das Auslesen von SEPA QR Codes. Durch Klick auf “Direkt bezahlen” öffnet sich ein Popup, das den entsprechenden QR-Code für den aktuellen Beleg anzeigt. Diesen kannst du nun direkt vom Bildschirm mit der entsprechenden Funktion in der Banking App auslesen, prüfen und bestätigen.

https://video.holtwick.de/w/v3DrejuhjVJANhcCQt41sP

Titel

Beim Import wird der Name der Originaldatei per default als Titel gesetzt. Ändere die Bibliothekseinstellungen, wenn immer die Rechnungsnummer als Titel übernommen werden soll.

Des Weiteren kannst du den Titel einzelner Belege auch manuell überschreiben oder eine Markierung im PDF per rechte Maustaste als Titel übernehmen.

Belegnummer

Die Belegnummer dient zur Identifizierung des Belegs in deiner Buchhaltung. Bestätigst du deinen Beleg, wird automatisch eine neue Belegnummer gesetzt (sofern du vorher keine manuell gesetzt hast). Diesen Zähler kannst du in den Einstellungen selbst definieren. Beachte dabei, dass Belegnummern Zeichenketten und keine Zahlen sind. Um eine Sortierung zu erreichen, stelle daher entsprechend ausreichend Nullen im Zähler ein.

Eine Markierung im PDF kannst du auch über das Kontextmenü als Belegnummer setzen.

ID

Jedem Eintrag ist eine eindeutige Identifikationsnummer zugeordnet. Sie besteht aus Zahlen und Buchstaben. Sie ist relevant für die revisionskonformen Verarbeitung.

Bestätigung

Alle importierten Dokumente sind zunächst unbestätigt. Die meisten Werte werden bereits mit Hilfe von Texterkennung und Analyse der Inhalte erfasst. Bei E-Rechnungen im XML oder ZUGFeRD-Format werden die relevanten Informationen automatisch gesetzt.

Dennoch ist eine Kontrolle und eventuelle Ergänzung der Inhalte sowie Bestätigung zweckmäßig. Mit einem Klick auf den Button “Bestätigen und weiter” unten rechts kannst du diese durchführen. Danach wird das nächste unbestätigte Dokument ausgewählt, sodass die Bestätigung mehrerer Dokumente zügig vonstattengeht. Über die rechte Maustaste kannst du einen Dialog zum “Widerruf der Bestätigung” öffnen.

Hast du in deinen Bibliothekseinstellung “Revisionskonformität” aktiviert, werden Einträge mit der Bestätigung “abgeschlossen” und somit besonders geschützt. Bis auf “Schlagwörter”, “Notizen” und “Markierungen” sind alle Beleginformationsfelder schreibgeschützt, um unerwünschte Änderungen zu vermeiden. Der Eintrag kann zwar wieder schreibbar gemacht werden, allerdings wird das protokolliert.

Belege zusammenführen (Belege-Merge)

Vereine mehrere zusammengehörige Dokumente oder Belege mit nur zwei Klicks: Markiere einfach mehrere Belege und wähle mit einem Rechtsklick auf den „führenden Beleg" im Kontextmenü „In diesem Eintrag zusammenführen". Das ist hilfreich, wenn du z.B. importierte Platzhalter aus MoneyMoeny direkt mit dem passenden digitalen Beleg verknüpfen oder die die Zusammengehörigkeit von Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung in einem einzigen Eintrag hervorheben willst. Technisch wird der führende Eintrag um die Informationen und PDFs der anderen ergänzt. Die “nicht-führenden” Einträge landen im Papierkorb.

Verlauf

Jede Änderung der Daten wird protokolliert. Über das Symbol unten rechts kannst du den Verlauf einblenden. Dieser zeigt dir zu jedem Änderungsschritt, wann und durch wen (Anzeigename für Änderungen) welche Daten geändert wurden. Bei Kontakten, Kategorien und Schlagwörtern kannst du auf den Namen klicken, um den entsprechenden Filter zu setzen. Bei den geänderten Dateien kannst du auf den Namen klicken, um die alte Version einzusehen.

Über die Exportfunktion, die sich oben rechts befindet, lassen sich die Rohdaten (JSON) der Änderungsgeschichte herunterladen.

Mit dieser Ansicht unterstützen wir das revisionskonformes Arbeiten.

Organisieren & Finden

Suche und Filter

Im Fenster oben rechts findest du das Suchfeld, in das du durch Leerzeichen getrennte Teilbegriffe eingeben kannst.

In der Seitenleiste links werden deine Belege nach bestimmten Merkmalen sowie nach Zeiträumen, Kontakten, Kategorien und Schlagwörtern dargestellt.

Soll bei deren Wechsel dein Suchbegriff erhalten bleiben, halte die ⌥-Taste beim Mausklick gedrückt.

Die Auswahl in der Seitenleiste kannst du weiter eingrenzen, indem du im mittleren Bereich des Fensters einen Filter setzt.

Seitenleiste

Die linke Seitenleiste hilft dir, deine Einträge anhand ihrer Merkmale einzugrenzen, und ermöglicht dir einen schnellen Zugriff auf die sortierten Inhalte. Du kannst die Seitenleiste per “Klick auf den rechten Rand und Ziehen” in der Breite anpassen.

Alle

Ganz oben - unter Alle - findest du alle Einträge, bis auf die, die im Papierkorb sind.

Unbestätigt

Direkt darunter werden dir alle Belege angezeigt, die unbestätigt sind. Mehr Details zur Bestätigung findest du oben.

Unbestätigte Belege werden der Übersichtlichkeit halber sowohl in der Seitenleiste links sowie der Spaltenansicht oben mit einem ausgefüllten Punkt gekennzeichnet.

Unbezahlt

Hier werden Belege mit ausstehenden Zahlungen gelistet. Belege, bei denen noch kein Bezahldatum gesetzt wurde.

Unbezahlte Belege werden mit einem Kreis gekennzeichnet. Rote Kreise weisen dich darauf hin, dass das Belegdatum schon 14 Tage zurückliegt, orange 10 Tage. Die genaue Anzahl der Tage erscheint auch unterhalb des Kreises.

Markiert

Du kannst Einträge auch mit einem Stern markieren, um dich z. B. noch an ausstehende Ergänzungen zu erinnern oder eine besondere Wichtigkeit für dich zu kennzeichnen.

Per ⇧ ⌘ L kannst du die Markierungen per Tastatur schnell wechseln. Dies ist auch über das Kontext-Menü möglich, welches du mit der rechten Maustaste öffnen kannst. Dies funktioniert nicht nur für einzelne Belege, sondern auch im Batch für alle entsprechend markierten Einträge.

Platzhalter (ohne Datei)

Diese Übersicht zeigt dir Einträge an, die kein PDF enthalten. Dies können z.B. leere Einträge nach Import aus MoneyMoney oder über das Hauptmenü Einfügen eines “Leeren Eintrags” (⌘ N) sein. Belegdateien kannst du einfach ergänzen, indem du diese per Drag-and-drop auf den Platzhalter Bereich ziehst. Nach dem Import aus MoneyMoney hilft dir diese Ansicht, die Belege schneller zuzuordnen.

Aktuelle Importe

Diese Ansicht bildet die Importe der letzten 24 Stunden vor dem letzten importierten Dokument ab. So kannst du immer sehen, welche Belege du zuletzt eingepflegt hast.

Ist dir die Ansicht zu unübersichtlich: Über das Kontext-Menü per rechte Maustaste kannst du die Liste zurücksetzen (oder wieder nach dem Leeren auf die beschriebene 24-Stunden-Ansicht setzen).

Papierkorb

Bevor ein Eintrag endgültig gelöscht wird, landet er im Papierkorb. Ist ein Beleg irrtümlich im Papierkorb gelandet, kannst du ihn über die rechte Maustaste wiederherstellen.

Journal

Im Journal werden deine Belege nach zeitlichen Kriterien angezeigt. Dabei wird das Beleg- oder Bezahldatum je nach Einstellung als relevantes Datum zugrunde gelegt.

Die oberste Ebene bilden Kalenderjahre, darunter erscheint eine der folgenden Gliederungen, die du im Hauptmenü unter Darstellung > Journal oder über das Kontextmenü anpassen kannst:

• Monate
• Quartale
• Tertiale
• Semester
• Kalenderwochen

Kontakte, Kategorien und Schlagwörter

Deine Belege werden nach entsprechenden Kriterien - Kontakte, Kategorien und Schlagwörter - gegliedert angezeigt.

Per Klick auf die Kontakte, Kategorien oder Schlagwörter kannst du diese jeweils umbenennen, archivieren oder löschen. Direkt nach der Aktion kannst du mit UNDO (⌘ Z) Gelöschtes wiederherstellen. Die zugeordneten Belege werden nicht gelöscht, sondern erscheinen bei “nicht zugewiesen” oder bei den anderen Schlagworten.

Zudem kannst du Bemerkungen sowie bei Kontakten die IBAN hinterlegen.

Archivierung

Archivierte Kontakte, Kategorien und Schlagwörter können entweder ausgegraut dargestellt oder ausgeblendet werden. Ist das Augen-Symbol am Fuß der Seitenleiste durchgestrichen, sind archivierte Kontakte, Kategorien und Schlagwörter ausgeblendet. Mit Klick auf das Auge kannst du sie wieder ausgegraut sichtbar machen. Die Inhalte und ihre Beziehungen bleiben vollständig erhalten, nur die Übersichtlichkeit deiner Seitenleiste wird verbessert.

Das Kontextmenü der Kontakte, Kategorien und Schlagworte bietet dir die Möglichkeit, diese stapelweise zu archivieren, wenn ihnen keine Einträge zugewiesen sind.

Listenansichten

Deine Einträge werden - alle oder über die Seitenleiste eingegrenzt - in Listen angezeigt.

Durch Öffnen des Kontext-Menüs eines oder mehrerer Einträge kannst du verschiedene Funktionen ausführen. Drückst du bei geöffnetem Menü die ⌥-Taste, kannst du auch die Speicherorte der Dokumente einsehen.

Mit ⌘ ↑ oder ⌘ ↓ kannst du dich zügig durch deine Auswahl navigieren.

Sowohl über das Menü Ansicht als auch die Toolbar kannst du zwischen zwei Ansichten wählen:

Seitenlistenansicht

Im Ansichtmodus “Liste seitlich” werden deine - eventuell eingegrenzten - Einträge links untereinander aufgelistet. Rechts erscheint zunächst ein Dashboard, welches sich auch auf die Auswahl über die Seitenleiste bezieht. Markierst du hier mehrere Einträge, wird auch das Dashboard angezeigt. Klickst du in einen Eintrag hinein, wird das entsprechende PDF mit dem Beleginformationsfeld rechts angezeigt. Die Breite der seitlichen Liste kannst du per “Klick und Ziehen” anpassen.

Pro Beleg wird in dieser Darstellung oben das relevante Datum, der Betrag in der Standard-Währung sowie ein Dokumententyp-Icon angezeigt. In der unteren Zeile siehst du den Kontakt und - falls vorhanden - den Betrag in der Originalwährung. Die Kennzeichnung links für unbestätigt oder unbezahlt sowie die optionale Markierung runden deinen schnellen Überblick ab.

Ansicht der oberen Liste

Die klassische Ansicht in Form von Spalten bietet dir zusätzliche sowie individuelle Informationen. Per rechtem Mausklick auf einen Spaltentitel öffnest du das Kontext-Menü, mit dem du Spalten ein- oder ausblenden kannst. Des Weiteren kannst du die Sortierung durch Klick auf den jeweiligen Spaltentitel ändern.

Ansonsten verhält sich diese Spaltenansicht wie der andere Ansichtmodus in Bezug auf Dashboard oder Einzelansicht. Auch kannst du die Höhe der Liste durch “Klick und Ziehen” verändern.

Auswerten & Exportieren

Receipts Space bietet dir verschiedene Auswertungs- und Verarbeitungsmöglichkeiten. Du kannst nicht nur schnell sehen, was in einem bestimmten Zeitraum oder bei einem bestimmten Kunden los war, du kannst auch diese Informationen weiterverarbeiten und z. B. für deine Buchhaltung nutzen.

Dashboard

Bei der Auswahl über die Seitenleiste, Setzen des Filters sowie wenn mehr als ein Eintrag markiert ist, wird dir ein Dashboard angezeigt.

Das Dashboard fasst die Informationen der aktuell ausgewählten Dokumente zusammen und gibt dir eine schnelle, detaillierte Übersicht über die Einnahmen und Ausgaben, die mit den selektierten Belegen erfasst wurden:

• Gesamtbetrag, Einnahmen und Ausgaben sowie “unbezahlte” Beträge mit Steuern, Netto-Betrag sowie Anzahl der jeweiligen Belege
  • Dokumente werden hier nicht berücksichtigt
  • Balkendiagramm mit Einnahmen (grün) und Ausgaben (rot) nach Monaten oder Jahren (je nach Auswahl)
• Im Vergleich zu dem vorhergegangenen gleichen Zeitraum lässt sich am Trend erkennen, wie sich deine Zahlen entwickelt haben.
• Der Titel des Dashboards wird automatisch sinnvoll gesetzt, du kannst ihn aber auch ändern, damit dein Ausdruck noch aussagekräftiger wird.
• Jeweils ein Tortendiagramm
  • nach Ausgaben und Einnahmen
  • zu den Kontakten und Kategorien
  • Es werden bis zu 10 Segmente nach Größe absteigend sortiert verwendet, wobei gegebenenfalls das letzte Segment die Summe der verbliebenen kleineren Einträge ist.
  • Die zusammengefassten Einträge können durch Klick eingeblendet werden.
• Das Balken- sowie die Tortendiagramme zeigen die Summe der Bruttobeträge an. Du kannst dies auf Nettobeträge ändern, wenn du unten links ein entsprechendes Häkchen setzt.
• Liegen zu wenige Werte vor, werden einzelne Diagramme ausgeblendet.
• Einnahmen und Ausgaben sowie die Gesamtsumme von Einträgen, denen Schlagwörter zugeordnet wurden, werden tabellarisch dargestellt. Bitte bedenke, dass einem Beleg mehrere Schlagworte zugeordnet sein können.
• Ein Klick auf den Namen einer Gruppe (Kontakt, Kategorie oder Schlagwort) wählt diese in der Sidebar aus. Ein Klick plus gehaltener ⌥-Taste setzt hingegen einen entsprechenden Filter.
• Ein Klick auf die Beträge und Steuern kopiert diese in die Zwischenablage.

Export

Zur Weiterverarbeitung der Informationen sowie Belege stehen dir verschiedene Exportfunktionen am unteren rechten Bildschirmrand zur Verfügung, wenn du nicht in der Einzelansicht eines Eintrags bist.

In dem Menü “Exportieren” kannst du links auswählen, welche Inhalte du exportieren möchtest. Diese werden in “Dokumente” abgelegt. Setze bei “Export-Ordner erzeugen” ein Häkchen, wenn der Export in einem Ordner angelegt werden soll. Berücksichtige dabei auch die Erstellung von Unterordnern in den Vorlagen. Des Weiteren kannst du mit einem entsprechend gesetzten Häkchen unten links deinen Export auch als komprimierte ZIP Datei speichern oder direkt im Finder anzeigen lassen.

Belege als PDF Datei

Für die Weiterverarbeitung durch z.B. deine(n) Steuerberater/in oder zur Übergabe an DATEV kann es hilfreich sein, die Belege eines bestimmten Zeitraums zu exportieren.

In der Regel wird das Original-PDF exportiert, welches auch importiert wurde. Bei anderen Import-Formaten wird das erstellte PDF exportiert.

Du kannst aber auch optional die formatierte Ansicht anklicken. Dabei kannst du in den Vorlagen definierte Beleginformationen an den Rändern des PDFs anzeigen lassen. Technisch gesehen handelt es sich dabei aber nicht mehr um das Original-PDF.

Des Weiteren kannst du wählen, ob ein PDF pro Beleg oder eine kombinierte Datei für alle Belege abgelegt werden soll. Die Dateinamen für ersteres kannst du in den Vorlagen festlegen. Eine kombinierte Datei heißt hingegen einfach receipts.pdf.

Durch Ziehen eines oder mehrerer Einträge auf den Finder werden Kopien der entsprechenden PDF-Dateien erzeugt. Das funktioniert auch mit vielen anderen Applikationen und auch per Kopieren und Einfügen.

Original Source File

Beim Export der Originalquelle findest du die entsprechenden Originale, die keine PDF-Dateien waren, z. B. XML-Rechnungen oder E-Mails.

Excel Datei

Die Daten aus den Beleginformationen werden in Spaltenform als Microsoft Excel exportiert - wahlweise mit einzelnen Datenblättern pro Kategorie. Auch kannst du auswählen, ob das Vorzeichen entsprechend den Einnahmen und Ausgaben angezeigt werden soll, sodass die Summenformeln bei der Weiterverarbeitung sinnvolle Ergebnisse erbringen.

CSV

Des Weiteren kannst du auch einen CSV Export erstellen, ein universelles Format, das von allen Tabellenkalkulationen verstanden wird.

JSON

Auch ein JSON, ein ausführliches Datenformat, das hauptsächlich für die Weiterverarbeitung in selbst entwickelten Programmen oder Skripten Verwendung findet, wird unterstützt.

DATEV

Erstelle eine ZIP Datei, die zum Import von Belegen und deren Werte wie Datum, Betrag, Währung und Kontakt, in das Produkt DATEV Unternehmen online geeignet ist.

Da Receipts Space die Buchhaltung lediglich unterstützt, muss die Zuordnung zu den Buchungskonten etc. noch durch Steuerberatung erfolgen.

https://video.holtwick.de/w/ha5cTCHmqkSCxQJR7YKqGH

Spalten

Die Spalten für den Export zu Excel und CSV kannst du im Exportmenü rechts deinen Anforderungen anpassen:

• Blende die Spalten über die Checkbox ein oder aus.
• Benenne die Spaltenüberschriften durch Doppelklick um.
• Sortiere durch Ziehen der Spaltenüberschriften um.

Berichte

Im “Bericht” werden deine Einträge tabellarisch zum Drucken oder Speichern als PDF vorbereitet. Du kannst das Dokument mit einem Titel versehen, Summen und Vorzeichen anzeigen lassen. Des Weiteren kannst du analog zum Excel oder CSV Export die Spalten konfigurieren. Auch wenn du ein Querformat einstellen kannst, solltest du hier der Übersichtlichkeit halber nicht zu viele Spalten auswählen. Reicht dir der Platz nicht aus, wähle lieber den Excel Export. Du kannst deinen Bericht um Belege in einfacher oder formatierter Form ergänzen.

Drucken

Um einzelne Belege oder die aktuelle Auswahl schnell zu drucken, kannst du auch Tastenkombinationen nutzen: ⌘ P für den normalen Druck oder ⌘ ⌥ P für den formatierten Druck wie oben beschrieben. Neben einem physischen Druck kannst du auch die Optionen deines Druckerdialogs verwenden, z.B. als PDF speichern oder mit Mail senden.

Bei beidseitigem Druck ist es sinnvoll, die Lücken bei Einzeldokumenten mit ungerader Seitenzahl mit leeren Seiten zu füllen: Drücke zusätzlich die ⇧-Taste (Shift). Sowohl beim Hauptmenü als auch bei den Tastenkombinationen.

Teilen / Sharing

Über das “Teilen” Feature (“Share”) von macOS in der Toolbar kannst du deine Belege zu anderen Programmen schicken.

Umgekehrt ist es ebenso möglich, als Importoption Files aus anderen Programmen an Receipts Space zu posten.

Integrationen

Export zu Steuererklärung.app

Die Anbindung an die Steuererklärung.app ermöglicht dir die einfache Vorbereitung der Umsatzsteuervoranmeldung in Deutschland.

Im Dashboard erscheint neben “Bericht” und “Exportieren” der Knopf “Umsatzsteuer”, sofern die Steuererklärung.app auf demselben Rechner installiert ist.

Dieser Knopf öffnet die Steuererklärung.app und trägt die angefallene Umsatzsteuer in die entsprechenden Stellen im Formular ein:

Des Weiteren wird der Zeitraum erkannt und ebenfalls in dem Formular angegeben.

Weitere Felder müssen ggf. noch von Hand ausgefüllt werden, damit die Daten ans Finanzamt gesendet werden können. Bei inhaltlichen Fragen hilft der eigene Steuerberater sicher gerne weiter.

Export zu GrandTotal

Beispielsweise kannst du zur Spesenabrechnung Einträge aus Receipts Space in GrandTotal verwenden. Dazu werden in Receipts Space die gewünschten Einträge markiert und mittels ⌘ C oder über das Menü unter Kopieren kopiert. In GrandTotal können dann in der Posten Ansicht einer neuen Rechnung die Werte eingefügt werden.

https://video.holtwick.de/w/iXhjjZXLSk958SzZFw9rgx

Anhang

Du nutzt noch Receipts 1.x?

Du bist noch bei Receipts 1.x geblieben und suchst das Handbuch? Dann geht es hierlang…

Fehlermeldungen

Datei nicht gefunden

Bitte lies die Fehlermeldung aufmerksam durch. Meistens findest du darin bereits eine sinnvolle Erklärung. Beispielsweise kann die Verbindung zu einem Netzlaufwerk unterbrochen sein oder eine Dateisynchronisierung kann noch nicht abgeschlossen sein. Sollte die Datei in der Bibliothek tatsächlich nicht mehr vorhanden sein, könnte das Problem möglicherweise an einer technischen Synchronisierung liegen (iCloud, Dropbox etc.). Beseitige dieses Problem bitte oder wechsle auf einen anderen Dienst. Sollte das Problem dann noch weiter bestehen, wende dich bitte an unseren Support.

Prüfsummen stimmen nicht überein

Dieser Fehler bedeutet, dass zwar eine Datei vorhanden ist, diese aber offensichtlich nicht die ist, die dort erwartet wird. Von jeder Datei, die in das System aufgenommen wird, wird eine Prüfsumme (engl. checksum) berechnet. Sollte diese bei einem späteren Vergleich nicht mehr übereinstimmen, wurde die Datei offensichtlich geändert oder ausgetauscht. Schließe aus, dass es durch deinen Sync-Service oder andere Kopieraktivitäten zu Problemen kam. Notfalls kannst du die Bibliothek reparieren und die Prüfsumme wird dem Inhalt der vorgefundenen Datei angepasst.

Häufige Fragen

Warum dauert das Laden so lange?

Manchmal ist es notwendig, dass die ganze Bibliothek neu eingelesen wird. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn eine neue Version installiert wurde und sich Funktionen in der App geändert haben. Aber auch wenn eine Bibliothek zum ersten Mal eingelesen wird. oder wenn ein komplettes Neuladen erzwungen wurde durch ⌘ ⌥ S.

Dieser Vorgang wird in der Regel nicht häufig durchgeführt und das nächste Laden funktioniert deutlich schneller.